賃貸で住民票は必要?二度手間を防ぐ発行するときの注意点5つを解説!

「賃貸を契約するときに住民票は必要?」「いつまでに用意しないといけないの?」など、賃貸の住民票について気になっていませんか?

賃貸を借りるときはほぼ全ての物件で住民票が必要となり、契約する日までに用意しておかないと鍵を受け取れない恐れがあります。

このページでは、長年不動産仲介の営業として働いてきた筆者が、下記の流れで賃貸の住民票について解説していきます。

この記事をすべて読めば、住民票が必要な理由から取得する方法や注意点までわかるので、失敗なく物件を借りることができます。

1. 賃貸契約で住民票が必要な理由とは

賃貸物件を借りるときに住民票を求められる理由は、申込書に書かれた個人情報に嘘はないか、正しく申告されているかチェックするためです。

また、不動産会社によってチェックする理由やポイントが異なるので、住民票を求められる一般的な理由を詳しく解説します。

1-1. 身分証に載っていない情報を確認するため

賃貸物件を借りるときは身分証を提出しますが、身分証には載っていない情報をチェックするためにも住民票が必要となります。

運転免許を持っていない人は保険証を提出しますが、保険証には住所が記載されていないケースが多いので住民票で確認します。

また、運転免許を持っていても住所変更をしていない人が割と多いので、免許証と住民票に明記されている住所に相違がないかもチェックされます。

住所が相違していて契約がなくなることは稀

住民票の住所が違うからといって契約がなくなることはほぼなく、きちんと住所が異なる理由を伝えれば問題ありません。

特に学生は実家のままになっていることが多いですが、一般的によくあることなので「住民票は実家のままになっています」と、不動産会社へ伝えしましょう。

1-2. 入居する家族の身分証として使うため

住民票は家族の氏名や続柄が記載されている公的な証明書なので、契約者以外の身分証として使えます。

仮に4人家族が住むときに全員分の身分証を提出するのも手間になるので、契約者以外は住民票で対応する不動産会社が多いです。

家族の身分証として利用できる便利な面もありますが、発行するときは注意することがあるので次の章で詳しく解説します。

2. 住民票を発行するときの5つの注意点

住民票は下記の5つに注意して発行するようにしましょう。

上記の注意点さえ理解しておけば、住民票で失敗することはないので詳しく解説します。

2-1. マイナンバーは記載しない

住民票を発行するときマイナンバー(個人番号)を記載するかしないか決めるのですが、マイナンバーは絶対に記載しないで発行してください。

マイナンバーには賃貸契約に関係のない重要な個人情報が含まれているので、第三者に知られてはいけないのです。

また、マイナンバーが記載されていると受理してもらえず、改めてマイナンバーなしの住民票を求められるので注意しましょう。

2-2. 本籍と続柄は必要か不動産会社に確認する

本籍と続柄も記載するかしないか決めるのですが、本籍と続柄は不動産会社やオーナーによって必要かどうかが異なるので事前に確認しましょう。

仮に不動産会社が休みなどで確認できない場合は、どちらも記載して発行しておくことが望ましいです。

なぜかというと、本籍と続柄であれば記載されていても受理してくれることが多いからです。

2-3. 入居者全員分の名前を記載する

1人暮らしであれば入居者の名前だけを記載し、2人以上が暮らすときは全員分の名前を記載して発行してください。

住民票は公的な証明書なので、一人暮らしなのに家族全員分の名前が記載されているものを提出するべきではありません。

特に学生が社会人になって自分名義で一人暮らしをするときは注意しましょう。

住民票の種類は主に2つ

住民票は下記2つの種類があるので、用途に合わせて発行してください。

  • 抄本しょうほん」もしくは「一部事項証明書いちぶじこうしょうめいしょ」:一人の名前だけが記載されている住民票
  • 謄本とうほん」もしくは「全部事項証明書ぜんぶじこうしょうめいしょ」:全員の名前が記載されている住民票

2-4. 3ヶ月以内に発行した原本を用意する

住民票は不動産会社で契約する日から「3ヶ月以内」に発行されたものでないと受理してくれません。

また、記載されている内容が同じでもコピーはNGです。必ず原本を用意してください。

このとき、「コピーってすぐにわかるの?」と思うかもしれませんが、住民票は特殊な紙で出来ていてコピーすると紙に「COPY」と表示されるのですぐにわかります。

2-5. 今住んでいる住所が記載されたものを発行する

住民票は今住んでいる住所が記載されたものが必要なので、引越し先の住民票ではありません。

たまに一足早く転出届を出して引越し先の住所が記載された住民票を持ってくる方がいますが、それだと現住所の証明にはならず受理できません。

なので、必ず引越し前の住所で住民票を発行してください。次の章で、住民票の取得方法を解説していきます。

3. 住民票を取得する5つの方法

住民票は下記5つの方法で取得できるため、忙しい人や遠方に住んでいる人でも問題なく取得できます。

2章でも伝えたように、契約する日から3ヶ月以内に発行したものであれば問題ないので、引越す目処がついたら早めに用意しておきましょう。

3-1. 役所の窓口で取得する

最もポピュラーなのが、住所が登録されている役所の窓口で住民票を取得する方法です。

後述する身分証を提示すれば発行できますが、役所の混み具合により取得するのに時間がかかるデメリットがあります。

ただ、役所内に証明書自動交付機があり、以下の「住民基本台帳カード」を持っていれば2~3分で取得することもできます。

住民基本台帳カードのイメージ

窓口で必要なもの

窓口で住民票を取得するときは、顔写真付きの身分証があれば1点、顔写真なしの身分証なら2点を持っていきましょう。

  • 運転免許証・マイナンバーカード・パスポートのいずれか1点
  • 保険証・共済組合証・国民年金手帳・厚生年金手帳のいずれか2点

そして、住民票を取得するときの手数料は「300~500円」です。

3-2. 夜間・休日窓口で取得する

平日の日中に役所へ行けない人は、夜間・休日窓口で取得しましょう。

平日の夜間と休日に証明交付窓口が空いている役所があるので、各役所のHPから営業時間を調べてみましょう。

3-3. 郵送で取得する

時間に関係なく役所に行けないという人は、郵送で申請して住民票を取得しましょう。

役所に行く手間が省けるので便利ではありますが、下記2つのデメリットがあります。

郵送申請のデメリット①|手元に届くのに7~10日かかる

郵送申請の場合、申請書を郵送してから手元に住民票が届くまでに7~10日ほどかかります。

なので、住民票がすぐにでも必要な人には不向きです。

郵送申請のデメリット②|切手や封筒代の費用がかかる

郵送申請するときは、「あなたが送るとき」「役所が返送するとき」の2回分の切手と封筒が必要なので、「200~300円」の費用がかかります。

また、「定額小為替ていがくしょうかわせ」や「現金書留げんきんかきとめ」で住民票発行手数料を送る必要があるので、数百円の手数料がかかります。

つまり、役所で発行するときと比べると「2倍近く」の費用がかかるので注意しましょう。

3-4. 代理人に取得してもらう

役所に行く時間がなかったり、郵送だと間に合わない人は代理人に取得してもらいましょう。

代理人が申請するときは代理人の身分証明書と、あなたが作成した委任状が必要です。

委任状は各役所のHPからダウンロードできるので、プリントして作成した上で代理人に預けましょう。

3-5. コンビニなどで取得する

顔写真が付いたマイナンバーカードを持っている人は、コンビニやドラッグストアのマルチコピー機で住民票を取得できます。

取得可能時間は「6:30~23:00」で土曜や日曜でも利用できるため非常に便利です。

ただし、市区町村によっては未対応なケースもあるので、事前に各自治体のHPをチェックしましょう。

以上が住民票を取得する5つの方法です。次の章で住民票以外に必要な書類を解説するので、漏れがないように確認しておきましょう。

4. 住民票の他に必要な書類とものは?

賃貸を契約するときは、住民票の他に下記の書類とものが必要になるケースがあります。

物件によっては契約する日の数日前に求められることもあるので、事前に把握・準備しておきましょう。

4-1. 鮮明な身分証の写し

申し込むときに身分証を提出しますが、それとは別に鮮明な身分証の写しを求められるケースがあります。

多くの場合、不動産会社でコピーを取ってもらえるので、契約するときは顔写真付きの身分証を持参しましょう。

また、顔写真付きの身分証を持っていない人は、「保険証+顔写真」を一緒に提出しましょう。

物件によっては保険証だけでいいこともあるので、契約前に「顔写真は必要か」不動産会社に確認しておくことが望ましいです。

4-2. 収入を証明する書類

物件によっては申し込むときに提出するケースもありますが、その場合でも契約時に下記の書類を求められることがあります。

収入を証明する書類①|源泉徴収票

源泉徴収票は1年間の収入額が記されたもので、会社から年末の前後にもらえる書類です。

手元にない場合は会社の担当部署に依頼して発行してもらいましょう。

以下は源泉徴収票のイメージ画像です。

源泉徴収票のイメージ

サラリーマンやアルバイトの人は源泉徴収票で問題ないですが、自営業やフリーランスの人は「確定申告書」もしくは「課税証明書」を用意しましょう。

収入を証明する書類②|給与明細3ヶ月分

就職や転職をして1年経たない人で源泉徴収票がない場合は、給与明細3ヶ月分で代用できます。

仮に給与明細が手元にないときは、毎月振り込まれた給与額が記帳された通帳のコピーを提出しましょう。

普段から通帳記帳していない場合でも、銀行ATMに通帳を入れるだけで簡単に記帳できます。

4-3. 印鑑証明書

一般的に、印鑑証明書を用意するのは連帯保証人だけですが、稀に契約者の印鑑証明書も求められるケースがあります。

なので、不動産会社に「印鑑証明書は必要ですか?」と確認して、必要なら住民票と一緒に取得しておきましょう。

そして、連帯保証人を立てて契約するときは必ず連帯保証人の印鑑証明書が必要になるので、事前に用意してもらいましょう。

また、印鑑証明書は押印された印鑑が実印であるか確認するための書類なので、実印とセットで用意する必要があります。

連帯保証人とは

連帯保証人は、契約者と連帯して責任をとる役割の人です。

仮に連帯保証人がいない場合、契約者が家賃を払わず逃げてしまったら、オーナーはだれからも家賃をもらえず泣き寝入りするしかありません。

このようなことが起きないように、賃貸物件を借りるときは連帯保証人を用意して契約するのが一般的です。

4-4. 銀行で登録した印鑑

家賃が「口座引落とし」の契約だと、銀行で登録した印鑑が必要です。

家賃支払いが「銀行振込」のときは不要ですが、払い忘れを防げる引落としの契約が圧倒的に多いので、事前に用意しておきましょう。

また、銀行で登録した印鑑がどれかわからないときは、候補となる印鑑をすべて持参して銀行窓口で調べてもらいましょう。

契約書に押印する印鑑も必要

契約書に押印する印鑑も必要ですが、上記の銀行で登録した印鑑と一緒でも平気です。

ただ、契約者の印鑑証明書が必要な場合は、印鑑証明書に登録されている実印が必要となるので注意しましょう。

また、インクが本体に内蔵されたシャチハタ印はNGなので、朱肉につけて押印するタイプの印鑑を用意してください。

印鑑の種類を表したイメージ

引用:楽天市場

以上の書類とものが求められるケースが多いので、事前に確認して必要なら早い段階から用意しておきましょう。

次の章で住民票に関するよくある質問を解説するので、不明な点を残さないためにも必ず確認してください。

5. 住民票に関するよくある9つの質問

住民票に関してよく受ける質問は下記の通りで、それぞれどのように対応すべきか解説していきます。

5-1. 住民票を移していないときはどうすればいいですか?

物件により対応が異なるので、まずは不動産会社に事情を説明してみましょう。

多くの場合、前の住所でも構わないので発行できる住民票を求められます。

そして、現住所が確認できる公共料金の案内はがきなどを併せて提出する流れになるでしょう。

5-2. 間に合わないときは契約後でも平気ですか?

不動産会社によっては契約後でも了承してもらえますが、厳しい会社だと鍵を受け取ることができません。

やむを得ない事情であれば対応してくれるはずですが、単に忘れていたなどの理由だと厳しい対応になるかもしれません。

なので、できるだけ余裕を持って準備しておくことが望ましいです。

5-3. 住民票には引越し先の住所が必要ですか?

住民票には「今住んでいる家の住所」が必要です。

引越し先の住所が記載された住民票だと現住所を証明できません。

なので、住民票を移すのは契約が完了したあとに行いましょう。

5-4. 同棲するときは住民票を移すべきですか?

完全に引越して同棲するのであれば、住民票は移すべきです。

一方で、今の家は残したまま半同棲のような形であれば、必ず移す必要はありません。

住民票はあなたの都合がいい住所に登録すべきなので、各自治体の制度や優遇などを考慮して決めましょう。

5-5. 転勤でも住民票を移す必要はありますか?

単身赴任で1年以内に戻ってくることが決まっているのであれば、住民票を移す必要はありません。

ただし、途中で赴任期間が長期になった場合などは、住民票を移すことを検討しましょう。

一方で、一人暮らしの人が転勤で引越すときは、今住んでいる家から引越すケースが多いはずなので、住民票は移すことになるでしょう。

5-6. セカンドハウスや別宅を借りるとき住民票は移しますか?

どちらの家に生活拠点を置くかで、移すか移さないかが決まるのであなた次第です。

仮にセカンドハウスがある区域の行政サービスなどが充実しているなら、移すことにメリットはあるでしょう。

一方で、特にメリットはなく、移さないことで不便がないのであればそのままで問題ないでしょう。

5-7. 外国籍でも住民票は必要ですか?

不動産会社から求められたら、外国籍の方でも住民票を用意する必要があります。

というのも、平成24年から国の制度が変わり外国籍の方でも住民票を発行できるようになったのです。

そのため、住んでいる役所の窓口に行って住民票を取得しましょう。

その際、在留カードなどの身分証が必要になるので、忘れずに持参してください。

5-8. 引越す前でも住民票は移せますか?

引越す前でも住民票を移すことはできますが、役所によっては新住所を証明する書類を求められます。

ですので、契約書の控えが手元にあれば持参することが望ましいです。

仮に契約書がない場合、窓口で「契約したばかりで契約書の控えを貰えていない」と伝えましょう。

5-9. 転出届と転居届はどちらを出せばいいですか?

別の区域に引越すときは「転出届」を提出し、同じ区域内に引越したときは「転居届」を提出します。

転出届を出すと「転出証明書」をもらえるので、引越し先の役所に「転入届」を提出するときまで必ず保管しておきましょう。

一方で、同じ区域内に引越したときは、引越した後に「転居届」を出すだけで完了です。

手続きは引越し日の前後14日間の期間内に済ませる

転出届は引越し日の14日前から手続きできて、転入届と転居届は引越し日の14日後までに手続きを済ませる必要があります。

仮に1月1日に引越す場合、12月18日~1月15日の期間中に全ての手続きを完了させるスケジュールとなります。

期間外でも手続きはできますが、法律上では5万円以下の罰金が課されることになっているので注意しましょう。

6. まとめ

賃貸の住民票について解説してきましたが、いかがでしたか。

住民票は申込書に書かれた個人情報に嘘はないか、正しく申告されているかチェックするために必要な書類です。

ただ、不動産会社によって記載すべき情報が異なるので、下記の点に注意して発行するようにしましょう。

そして、時間に余裕を持って準備しておくことが望ましいので、下記の中からあなたに都合のいい方法で住民票を取得してください。

あなたがこの記事を読んだことで、住民票に対する疑問が解消され、効率よく準備して無事に契約できることを心から願っています。

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